Aslında insanın en önemli problemi zamanını yönetmektir. 24 saat bazen yetmez işlerimizi tamamlamak için. Eve iş getirmek ve uykusuz geceler kavramları boşuna ortaya çıkmamıştır. İnsan geliştikçe, büyüdükçe zamanını kontrol etmeyi ve yönetmeyi öğrenir. Önceleri çok zor gelir büyümek, nasıl yapıyorlar bu kadar işleri diye düşünürken birden bire onlardan biri oluverir birey. Ama her şey olacağına varır.

Zaman yönetimi, amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli bir kaynak olan zamanı verimli kullanma çabasıdır. Zaman yönetiminde söz konusu olan, mevcut zamanda nelerin yapılabileceğinin planlanmasıdır. Elbette ki, zamanımızın tamamına yakınını çalışarak geçirmek, zamanı yönetmek demek değildir. Böyle bir durumda sadece zamanın bizi yönettiğinden söz edebiliriz. Evet, zamanın akıp gittiği gerçeğine karşı direnmekten söz etmiyoruz. Ancak psikolojik, sosyolojik ve diğer ihtiyaçlarımızın karşılanabilmesi için de zamana ihtiyacımız vardır.

Başarılı zaman yönetiminin, daha çok çalışmayla her günü son dakikasına kadar doldurup da geceleri yorgun ve bitkin düşmeyle ilgisi yoktur. Başarılı zaman yönetimi, normal olarak yapmak üzere başladığımız her şeyi ikmal edecek zamanı olmak demektir.

Zaman yönetimi, yanlış işleri hızlı yapmak değildir. Amaç doğru işleri kısa zamanda yapmaktır. Zaman kolaylıkla kontrol edilemez, biz yalnızca kendimizi ve kendi zamanımızı kullanmayı yönetebiliriz. Başarı, ertesi güne ne kaldığıyla değil, bu gün neler yaptığımızla ilgilidir.

Her yönetici, çalışma hayatında başarılı olabilmek için zaman kaynağını etkili bir şekilde kullanmak zorundadır. Bu kaynak kullanılırken uyulması gereken konular, yönetim yazınında “zaman yönetimi” kavramını oluşturmuştur. Zaman yönetimi, amaçlara ulaşmak, yapılan işleri denetlemek, kişinin kendi motivasyonunu geliştirmek açısından önemli görülen bir kişisel performansı geliştirme tekniğidir.

Zaman yönetimi açısından önemli olan her faaliyet alanına ayrılan zamanın kullanımı ve bir alandan diğerine ne kadar zaman tahsis edilebileceğinin saptanmasıdır. Bu çağdaş yönetim anlayışı sayesinde kişiler daha iyi işler üretip, genel olarak olayları denetim altında tutabilir, ayrıca zamanlarını ve enerjilerini daha iyi ve verimli kullanabilirler.

Bunun sonucunda ise, elde edilen zaman, daha ayrıntılı planlar yapılması, yeni fikirler ortaya konması ve yeni projeler başlatılması, becerilerin geliştirilmesi, kişilerin kendileriyle ilgilenebilmesi, kişisel ilgi alanlarının geliştirilmesi gibi faydalı alanlarda kullanılabilir. Ancak burada gözden kaçırılmaması gereken konu, her kaynağın kısıtlı ve her ihtiyacın fazla olduğu gibi, zaman yönetiminde de; zamanın çok kısıtlı, buna karşılık yapılacak işlerin fazla olmasıdır. Aksi durum söz konusu olsaydı, zaman yönetimine ihtiyaç duyulmazdı.

Her organizasyonun gerçekleştirmek zorunda olduğu amaçlar vardır. Örgütler bu amaçlara yeterli ve etkili bir şekilde ulaşmaya çalışırken mevcut bütün kaynakları da verimli kullanmak zorundadır. Aksi halde rekabetçi ortamda yok olup gitme riskiyle karşı karşıya kalırlar. İşte bu kaynaklardan zamanın, verimli kullanılması maksadıyla yürütülen faaliyetlerin ve gayretlerin toplamına zaman yönetimi denir.

Hepimiz sürekli olarak işlerimizin yoğunluğundan ve zamanın kısıtlılığından şikayet edip dururuz. Bitirmemiz gereken işler, teslim etmemiz gereken projeler, bunların yanında da her gün yapmamız gereken bazı rutin işler vardır.

Zaman yönetimi bize boşa geçen anlarımızı kazandırmayı ve bu yoğun tempoya ayak uydurmamızı sağlamayı amaçlar. Zamanı düzenli ve sistematik bir şekilde kullanabilmek, önemli işlere daha çok vakit ayırabilmek için rutin işleri daha az zamanda bitirebilmek, dahası iş dışında tüm hayatımızı aynı düzen içinde sürmektir.

Zaman yönetimi ve Kişisel Verim konusunda yirmi yıldır çalışan Dr. Donald Wetmore'un zaman yönetimine başlamak için ilk sekiz kuralı şöyle;

1. Dokümanlarınızı düzenleyin. Artık çoğumuz kâğıt karmaşası içinde boğuluyor olmasak da, bilgisayarlarımızın 'My Documents' bölümünde ya da 'masa üstünde' birçok gereksiz doküman dağınık bir şekilde duruyordur mutlaka. Sıklıkla kullandığınız metinleri ya da bilgileri kolay erişilebilir bir yerde ve düzenli bir şekilde tutmalısınız.

2. Tek bir takviminiz olsun. İnsanların farklı farklı 'Yapılacaklar' listeleri, ajandaları, aynalarının buzdolaplarının, panolarının üzerinde not kâğıtları vardır. Bunlarla başa çıkmak çok zordur, bu yüzden iş hayatınız için bir adet, özel hayatınız için bir adet olmak üzere toplam en fazla iki adet takviminiz olmalı.

3. Masanızı ve çalışma ortamınızı düzenleyin. Dağınık insanlar zamanlarının büyük bir kısmını aradıklarını bulmakla ya da dikkatlerini dağıtan nesnelerle uğraşmakla geçirirler. Üst düzey yöneticilerin odasına girerseniz tertemiz bir masada çalıştıklarını görürsünüz, bunu başarılı olmalarının sebeplerinden biri sayabilirsiniz.

4. Her zaman yeterli araç, gereciniz olsun. Kalem, kâğıt, ataç, zarf ya da sürekli olarak kullandığınız ofis gereçlerini arayarak vakit kaybetmeyin, her zaman ihtiyacınız olan gereçlerden yeterli sayıda bulundurun.

5. Fiziksel ortamınızı çalışabilir bir hale getirin. Faks makinesini, dosyalarınızı, masanızın üzerindeki gereçlerinizi düzenleyin. Sürekli olarak kullandıklarınızı elinizin altına, kullanmadıklarınızı ise gözünüzün görmeyeceği bir yere koyun.

6. Fonksiyonel bir çanta hazırlayın. Özellikle çok seyahat ediyorsanız ya da sürekli ofis dışındaysanız çantanızı özenle hazırlamalısınız. Gideceğiniz yerde kullanacağınız eşyaların yanında, gerekli olabilecek şeyleri taşımakta da fayda var. Hesap makinesi, cep haritası, kalem, zarf, not kağıtları, pul?vs., neye ihtiyacınız olabilir ise. Ve trafikte sıkışıp kalma ihtimaliniz için üzerinde çalışabileceğiniz ya da okuyabileceğiniz bir şeyler bulundurmakta fayda var.

7. Programlarınızı aksatmayın. İşiniz yüzünden sürekli olarak kendinizle, arabanızla, evinizle ilgili kontrolleri ihmal etmeyin, daha sonra başınıza çok daha büyük işler açılabileceğini unutmayın. Şimdilik ertelenecek işler gibi görünse de, sonunda birikerek baş edilemeyecek hale gelebilirler.

8. Kontak isimlerinizi listeleyin. Gelecekte de işinize yarayacağını düşünerek iletişim ağınıza önem verin. Kontak isimlerin listesini ve ulaşabileceğiniz numaraları düzenleyin.